Xuất phát từ Nhật Bản, mô hình 5S với các bước Seiri (Sàng lọc: S1) – Seiton (Sắp xếp: S2) – Seiso (Sạch sẽ: S3) – Seiketsu (Săn sóc: S4) – Shitsuke (Sẵn sàng: S5) được biết đến như một phương pháp để góp phần tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả ở mỗi cơ quan, tổ chức.

Tuy nhiên, tầm quan trọng của 5S không chỉ dừng lại ở đó, mà còn góp phần làm cho mỗi người lao động nâng cao tinh thần trách nhiệm, tính chuyên nghiệp trong tổ chức công việc, đồng thời giảm thiểu các yếu tố gây nên stress thường thấy ở nơi làm việc.

Công tác khen thưởng các tập thể thực hiện tốt 5S. Nguồn: PVFCCo.

Ban lãnh đạo Tổng công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí (PVFCCo) từ lâu đã nhận thức được tầm quan trọng của mô hình 5S và đã sớm áp dụng tại cơ sở sản xuất là Nhà máy Đạm Phú Mỹ. Từ thực tế áp dụng và hiệu quả thu được tại nhà máy, Tổng công ty quyết định triển khai chương trình này tại khối văn phòng.

Năm 2021, PVFCCo đã thành lập tổ triển khai và giám sát việc thực hiện chương trình 5S tại khối văn phòng, đồng thời ban hành tài liệu hướng dẫn thực hiện chương trình 5S tại khối văn phòng tổng công ty.

Mục tiêu của PVFCCo là thông qua việc triển khai 5S sẽ tạo môi trường làm việc Chuyên nghiệp – An toàn – Xanh – Sạch – Đẹp tại khối cơ quan: nơi làm việc tốt hơn, sạch hơn, ngăn nắp hơn, các hồ sơ và công cụ làm việc được sàng lọc, sắp xếp một cách khoa học, qua đó nâng cao sự an toàn và hiệu quả cho công việc. Đồng thời giảm thiểu lãng phí, giúp tiết kiệm chi phí cho hoạt động của tổ chức cũng như tổn hao về thể lực, trí lực và tinh thần của cán bộ công nhân viên.

Dĩ nhiên mục đích cuối cùng của 5S không phải chỉ là tạo nên hình ảnh một văn phòng ngăn nắp, trật tự, sạch sẽ, bắt mắt về mặt hình thức bề nổi, mà là nâng cao hiệu quả công việc một cách thực chất. Lấy ví dụ, nếu chỉ sắp xếp tài liệu, hồ sơ một cách ngăn nắp trong tủ kính, nhưng bản thân hồ sơ không được sàng lọc để loại bỏ những hồ sơ thừa, không cần thiết lưu giữ; không được sắp xếp một cách khoa học (theo thời gian, theo chủ đề, theo đối tượng…), không được dán nhãn với thông tin rõ ràng… thì việc tìm kiếm mỗi khi cần sẽ mất rất nhiều thời gian, gây stress và không đạt được hiệu quả mà 5S mong muốn.

Công tác thực hiện 5S tại văn phòng PVFCCo. Nguồn: PVFCCo.

Công tác chuyển đổi số cũng đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai 5S. Với việc số hóa các văn bản giấy, hình ảnh các đống hồ sơ, văn bản ngổn ngang trên bàn làm việc, các dãy tủ hồ sơ chứa đầy tài liệu, chiếm không ít không gian trong văn phòng, trong các kho lưu trữ dần biến mất.

Thay vào đó là các cơ sở dữ liệu số hóa, tập trung, được sắp xếp một cách khoa học để bất cứ ai có quyền truy cập đều có thể tìm ra tài liệu cần thiết một cách nhanh chóng nhất, thay cho cảnh thường thấy là nhân viên phòng ban này hỏi mượn tài liệu ở phòng ban khác và nhân viên phòng ban kia thì mướt mồ hôi mới tìm ra trong kho lưu trữ hồ sơ bụi phủ dày cả tấc.

Để thực hiện tốt 5S và để 5S trở thành văn hóa nơi làm việc, Tổ triển khai 5S của PVFCCo đã tổ chức các lớp đào tạo cho cán bộ công nhân viên, phát động phong trào thực hiện 5S gắn với xây dựng văn hóa doanh nghiệp; tăng cường hướng dẫn và thực hành 5S tại các cấp; chú trọng áp dụng chuyển đổi số vào 5S; tổ chức và thực hiện nghiêm các hình thức đánh giá và báo cáo hàng tuần, hàng tháng kết hợp với các hình thức khen thưởng kịp thời đối với những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện công tác 5S.

Nhờ sự quyết tâm của ban lãnh đạo và những giải pháp bài bản, chương trình 5S ở khối văn phòng đã và đang mang lại kết quả tích cực; nhận thức và ý thức thực hiện 5S của cán bộ công nhân viên không ngừng nâng cao.

Đánh giá gần đây của tổ triển khai 5S cho thấy, công tác 5S của khối văn phòng tổng công ty đã tạo nên sự chuyển biến rõ rệt và được duy trì tốt tại tất cả các ban/văn phòng; các khu vực làm việc và khu vực sinh hoạt chung tại tất cả các tầng đều sạch sẽ, thông thoáng...

Đây là điều mà bất cứ ai đến văn phòng của PVFCCo đều có thể cảm nhận được ngay. Trên mỗi bàn làm việc, mọi thứ không chỉ được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp mà còn được trang trí những chậu cây xanh, những bình hoa tươi góp phần tạo khung cảnh đẹp mắt, tạo bầu sinh khí đầy năng lượng tích cực khiến tinh thần thoải mái, phấn chấn. Từ đó, hiệu quả làm việc của khối văn phòng được nâng cao một cách đáng kể.

Khen thưởng kịp thời các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong thực hiện 5S. Nguồn: PVFCCo.

Chương trình 5S đã trở thành chìa khóa góp phần tạo nên môi trường làm việc hiệu quả, văn minh và chuyên nghiệp tại PVFCCo. Không dừng ở đó, cán bộ công nhân viên được khuyến khích áp dụng 5S tại chính ngôi nhà của mình, tạo nên một tổ ấm vừa hiện đại, khoa học, vừa tràn đầy tình yêu thương.