"Thách thức" mang tên quản lý hóa đơn và áp lực tuân thủ

Từ 1/6/2025, Nghị định 70/2025/ND-CP yêu cầu hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Hiện nay, hàng triệu hộ kinh doanh trên cả nước đang phải đối mặt với quy trình quản lý hóa đơn phức tạp và tốn kém. Việc sử dụng đồng thời nhiều phần mềm riêng lẻ cho bán hàng, kế toán và xuất hóa đơn điện tử đang dẫn đến hàng loạt bất cập như: Thao tác thủ công, tốn thời gian và nhân lực; nhân viên phải liên tục di chuyển giữa các hệ thống, nhập liệu thủ công thông tin từng đơn hàng từ phần mềm quản lý bán hàng sang phần mềm xuất hóa đơn...

Quy trình lặp đi lặp lại không chỉ tốn thời gian mà còn dễ phát sinh sai sót. Ngoài ra, dữ liệu phân mảnh, thiếu đồng bộ, công tác nhập liệu thủ công khiến dữ liệu giữa các hệ thống (bán hàng, hóa đơn) có thể không nhất quán, gây khó khăn lớn cho công tác đối soát, kiểm tra và báo cáo thuế, doanh nghiệp khó kiểm soát và tiềm ẩn rủi ro.

Việc quản lý danh sách hóa đơn đã xuất, theo dõi thời điểm xuất hóa đơn sao cho đúng quy định, hay đảm bảo không xuất thiếu, xuất sót hóa đơn trở thành gánh nặng, đặc biệt với các cửa hàng có lượng giao dịch lớn. Từ đó, chi phí vận hành gia tăng.

Khi các thao tác hầu hết đều được thực hiện thủ công sẽ kéo theo chi phí nhân sự, chi phí khắc phục khi có sai sót và nghiêm trọng hơn là nguy cơ bị xử phạt do không tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ.

Trước yêu cầu của Nghị định 70/2025/NĐ-CP về việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, những phương thức quản lý hóa đơn thủ công, rời rạc càng trở nên lỗi thời và tăng rủi ro cho doanh nghiệp.

OCB Smart Merchant: Tiên phong giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp toàn diện

Trước tình hình thực tế đó, Ngân hàng Phương Đông (OCB) đã tiên phong ra mắt nền tảng quản lý bán hàng và thanh toán thông minh OCB Smart Merchant. Đây là một giải pháp "all-in-one" giúp nhà bán hàng quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh trên một giao diện duy nhất.

OCB Smart Merchant giải pháp "all-in-one" giúp nhà bán hàng quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh trên một nền tảng duy nhất.

Đến thời điểm hiện tại, OCB là một trong những ngân hàng đầu tiên trên hệ thống thực hiện thành công việc tích hợp trực tiếp tính năng xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối dữ liệu với cơ quan thuế ngay trên nền tảng OCB Smart Merchant..

Điều này đồng nghĩa với việc, khi một giao dịch bán hàng được thực hiện và ghi nhận thành công trên OCB Smart Merchant, thông tin đơn hàng sẽ được tự động đồng bộ để khởi tạo hóa đơn điện tử. Nhà bán hàng sẽ không còn phải mất thời gian nhập liệu lại hay chuyển đổi phức tạp giữa các hệ thống.

“Không chỉ cung cấp một giải pháp số có tính năng 'All-in-one' - toàn bộ dữ liệu của nhà bán hàng được tập trung một cách khoa học, đáp ứng tất cả các quy định của cơ quan thuế. Mà đặc biệt, đối với nền tảng OCB Smart Merchant, chúng tôi còn ứng dụng mạnh mẽ dữ liệu lớn (Big Data) để thực hiện công tác cho vay tín chấp và nghiệp vụ khác.

Cụ thể, thông qua việc việc ứng dụng công nghệ dữ liệu lớn, AI… chúng tôi có thể hiểu rõ hơn về bức tranh tài chính, dòng tiền, cũng như nhu cầu vốn thực tế của các nhà bán. Từ đó, OCB sẽ đưa ra các giải pháp tài chính "đo ni đóng giày", bao gồm cả các khoản vay tín chấp một cách nhanh chóng, chính xác, đúng người, đúng thời điểm và quan trọng hơn hết là giảm thiểu rủi ro," Ông Phạm Hồng Hải – Tổng Giám đốc OCB cho biết.

Lợi ích vượt trội giúp nhà bán hàng tối ưu vận hành

Đối với hoạt động kinh doanh và vận hành doanh nghiệp, việc tích hợp hóa đơn điện tử trực tiếp vào OCB Smart Merchant sẽ mang lại hàng loạt các lợi ích thiết thực như: quy trình đối soát, hoàn tiền, xác nhận thanh toán và gạch nợ được tự động hóa, giúp giảm tới 97% thời gian xử lý thủ công.

OCB Smart Merchant giúp giảm tới 97% thời gian xử lý thủ công cho hoạt động kinh doanh và vận hành doanh nghiệp.

Song song đó, tất cả thông tin đều được đồng bộ giữa hệ thống quản lý bán hàng, kế toán và giao dịch ngân hàng. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ quy trình thanh toán và lưu trữ lịch sử giao dịch một cách chính xác, kịp thời và minh bạch.

Riêng đối với việc tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, giải pháp được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu khắt khe của nghị định, giúp các hộ kinh doanh, nhất là những đơn vị có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm, dễ dàng tuân thủ quy định mới mà không tốn nhiều công sức hay lo lắng về rủi ro pháp lý.

Đặc biệt, hệ thống OCB Smart Merchant không chỉ hỗ trợ quản lý hóa đơn mà còn cung cấp các báo cáo chi tiết về dòng tiền, doanh thu và các chỉ số tài chính quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và ra quyết định kịp thời, giảm thiểu rủi ro tài chính trong quá trình kinh doanh.

Với những tiện ích tối ưu, khác biệt rõ nét so với các sản phẩm tài chính khác trên thị trường, OCB Smart Merchant không chỉ là giải pháp cho những “thách thức” hiện tại mà còn là sự chuẩn bị cần thiết để các nhà bán hàng chủ động đón đầu các quy định pháp luật trong tương lai. Thông qua đó, OCB cũng đã và đang thể hiện mạnh mẽ sự cam kết của mình trong việc đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số và phát triển dài hạn.