Cơ hội mở rộng thị trường ngày càng lớn, nhưng cũng phơi bày hạn chế gây ‘đau đầu’ cho không ít doanh nghiệp để trả lời câu hỏi “cần vận hành thế nào để tăng trưởng nhanh mà vẫn kiểm soát được hiệu quả, minh bạch và phát triển bền vững."

Từ công cụ rời rạc đến “hệ điều hành” cho công việc

Ít người biết đến Lark - được phát triển ban đầu như một nền tảng quản trị nội bộ của ByteDance, tập đoàn công nghệ của Trung Quốc, nhà phát triển mạng xã hội TikTok.

Khi vận hành hàng chục nghìn nhân sự trên phạm vi toàn cầu, ByteDance nhận thấy những “mảnh ghép” rời rạc trong một quy trình như email, chat, tài liệu, phê duyệt, dữ liệu thời gian thực, không đủ để đảm bảo kỷ luật vận hành và tốc độ ra quyết định chuẩn xác, kịp thời.

Từ đó, nền tảng Lark được hình thành với mục đích xây dựng hệ điều hành doanh nghiệp (Operating system for work), đưa giao tiếp, cộng tác, quy trình và dữ liệu lên một nền tảng duy nhất.

Ở Việt Nam, UpBase - một công ty công nghệ chuyên về hỗ trợ thương mại điện tử - cũng gặp tình huống tương tự như ByteDance thời gian đầu.

Cụ thể, dữ liệu không đồng bộ, phê duyệt chậm, quy trình giữa marketing, triển khai thương mại điện tử và quản trị nội bộ không “ăn khớp”.

Vốn là một đối tác của TikTok, UpBase đã tiếp cận và ứng dụng Lark cho chính đơn vị của mình để quản lý công ty. Kết quả cho thấy công việc được chạy tốt hơn, mọi quyết định được phê duyệt xử lý nhanh hơn, đội ngũ cộng tác thông suốt dù làm việc từ xa.

Từ trải nghiệm nội bộ, đồng thời qua thực tiễn hỗ trợ dịch vụ thương mại điện tử cho hàng ngàn đối tác, doanh nghiệp, đặc biệt trong hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và bán lẻ, đều gặp những trở ngại tương tự. Từ đó, UpBase đã quyết định mở rộng vai trò sang đối tác triển khai cho Lark tại Việt Nam.

Mô hình giải pháp kết hợp giữa Lark và UpS.

Một trong những thuận lợi lớn của UpBase khi đưa nền tảng này ứng dụng cho doanh nghiệp chính là từ hiểu sâu sắc những điểm nghẽn của doanh nghiệp thông qua chính những đối tác của mình.

Vì vậy, chưa đầy một năm, nhờ tốc độ triển khai và chính sự hiểu biết đó, UpBase đã trở thành đối tác bạch kim hàng đầu (Platinum Partner Top ARR) của Lark tại Việt Nam và được vinh danh là Đối tác đột phá năm 2025 (Breakthrough Partner H1.2025) trong khu vực APAC.

“Sự thành công của UpBase đến từ việc tự mình trải nghiệm công cụ trong nội bộ, kết hợp hiểu biết sâu về bán lẻ và thương mại điện tử, từ đó lan tỏa giá trị thực tế của một nền tảng như Lark,” bà Celine Pham, Quản lý quan hệ đối tác của Lark tại Việt Nam, cho biết.

Không chỉ ‘cài phần mềm’ mà là tái thiết kế vận hành

Ông Đỗ Văn Giang, người sáng lập, Tổng giám đốc Công ty CP Công nghệ UpBase cho biết: “Khi muốn đưa ‘Lark' tới doanh nghiệp, khác với cách triển khai thuần kỹ thuật, UpBase định vị mình là đối tác chiến lược trong hành trình chuyển đổi số”.

Điểm mạnh của Lark - là nền tảng khép kín (all-in-one) cho hệ thống vận hành nội bộ (back-office), từ hỗ trợ quản trị nhân sự, dự án, phê duyệt, giao tiếp và kết nối phòng ban.

Với ưu thế ‘No-code/Low-code’ - cách tiếp cận phát triển phần mềm hiện đại, tạo ứng dụng nhanh chóng mà không cần hoặc rất ít sử dụng đến kiến thức lập trình - Lark cho phép doanh nghiệp tùy biến hệ thống quản trị phù hợp với từng đặc thù.

Ông Đỗ Văn Giang, Tổng giám đốc Công ty CP Công nghệ UpBase.

Ông Giang cho biết thêm, để tích hợp được Lark với quy trình vận hành bán hàng, UpBase đã nghiên cứu và phát triển nền tảng UpS – một giải pháp quản lý bán hàng đa kênh, kết nối giữa trực tuyến và ngoại tuyến (online–offline), đồng bộ từ đơn – kho – kế toán theo chuẩn mô hình thương mại điện tử, xử lý triệt để tình trạng 'vỡ trận' vì dữ liệu rời rạc.

“Khi đưa ra giải pháp kết hợp giữa Lark và UpS vào dịch vụ của mình, chúng tôi đã giúp nhiều doanh nghiệp chuyển đổi số thành công, tháo gỡ được toàn bộ những điểm nghẽn cản trở quy trình vận hành thủ công trước đây.” - CEO UpBase cho hay.

Định vị là đối tác chiến lược của doanh nghiệp trong chuyển đổi số, ông Giang cho biết, những dự án của UpBase triển khai đều có KPI đo lường từ tốc độ xử lý, sự chuyển đổi trong hiệu suất làm việc, đến hiệu quả doanh thu trên một hệ thống rất minh bạch và tin cậy.

Kỷ luật vận hành mới là đòn bẩy thành công

Cẩm Nguyên Group là một công ty hoạt động trong lĩnh sản xuất các ống thép công nghiệp, logistics & hạ tầng cảng, nông nghiệ xay xát và xuất khẩu gạo với quy mô 100 nhân viên, tại TP HCM.

Tình trạng của Cẩm Nguyên là hợp đồng xuất khẩu hoặc mua nguyên liệu phải qua email hoặc giấy tờ, mất 1–2 ngày để xử lý. Các phòng ban phối hợp rời rạc, các bộ phận bán hàng, kế toán, kho, logistics dùng công cụ khác nhau (excel, zalo, giấy), số liệu thường xuyên chênh lệch.

Công tác tồn kho được quản lý thủ công, cập nhật 1–2 lần/tuần, mức sai lệch từ 3–5%, hệ quả là khi thiếu hàng, lúc tồn đọng. Các cá nhân trao đổi công việc chủ yếu qua zalo, khó minh bạch trách nhiệm.

Sau khi hợp tác cùng UpBase, kết quả sau 3 tháng, Cẩm Nguyên đã ghi nhận những con số biến đổi tích cực.

Cụ thể, thời gian phê duyệt hợp đồng giảm từ 1–2 ngày xuống 4–6 giờ, hàng tồn kho cập nhật theo thời gian thực, giảm 80% tình trạng thiếu hàng, những sai sót liên phòng ban từ 5–7 lỗi/tháng xuống bằng 0, thời gian hành chính giảm 60%, nhân sự dành nhiều thời gian hơn cho công việc giá trị cao.

Đồng thời, đơn vị này cũng chuẩn hóa giao tiếp trên Lark, thay thế cho những email rời rạc và zalo cá nhân.

Trao đổi về những trở ngại của doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số, ông Giang chia sẻ, công nghệ chỉ là công cụ, kỷ luật vận hành mới là đòn bẩy.

Mặc dù, khi công cụ rời rạc chạm trần, một mô hình nền tảng quản trị tích hợp - như cách Lark được dùng trong thực tế và UpBase tổ chức triển khai - là một hướng đi đáng cân nhắc. Tuy nhiên, khả năng thành công phụ thuộc quyết định của con người, dám chuẩn hóa, dám đo lường, dám thay đổi.

Trong bối cảnh doanh nghiệp Việt tìm lời giải cho bài toán tăng trưởng nhanh và bền vững, việc chuyển từ “lắp ghép công cụ” sang “thiết kế hệ điều hành vận hành” chính là bước chuyển đổi số cần thiết. Công nghệ không thay thế kỷ luật, nhưng kỷ luật được khuếch đại nhờ công nghệ, đó mới là nền tảng dài hạn cho năng suất và sức bền cạnh tranh.